För mig handlar dokumenthantering att skapa ordning och reda. Att få kontroll på sina dokument som skapar riktlinjer för sin verksamhet. Att samtidigt kunna få dessa signerade skapar både en trygghet och framför allt en stämpel på att alla medarbetare förstår ramarna man satt upp. Allt ifrån verksamhetspolicy till styrande dokument behöver man samla på ett ställe där alla ser och når det man ska göra.
En välstrukturerad dokumenthantering skapar möjligheter till att vara mer effektiv, informativ och på ett säkrare sätt skapa flöden som gör att det inte finns några frågetecken inom verksamheten. Personalböcker, värdegrundsarbete, policys & verksamhetsplaner brukar sällan medarbetare ens veta vart dom finns eller hur man når dessa. Med vår hjälp gör vi så våra kunder och deras medarbetare får stenkoll och ges möjlighet till signering att man både läst och förstått innehållet. Vid uppdateringar av sina dokument signerar man bara om dokumenten vilket gör att hanteringen för alla parter blir otroligt mycket smidigare.
Varför digital dokumenthantering?
1. Effektivitet och tidsbesparing: Inte nog med att ordning & reda gör verksamheten mer effektiv, det minskar frustation eftersom vi alla vet mycket väl hur irriterad man kan bli när man inte hittar ett dokument.
2. Säkerhet: Säkerheten i dokumenthantering är för många verksamheter grunden i hur man arbetar. Vare sig man efterlever ISO standarder eller andra branschunika certifieringar behöver hela bolaget veta vart styrningsdokumentationen finns.
3. Versionskontrollen: Med digital dokumenthantering får man enkel koll på vad som är senaste versioner. Med signeringen vet man framför allt vilka som inte signerat senaste version också.
4. Riskminimering: Med digital dokumenthantering finns inte risken att någon ”råkar” slarva bort ett papper, eller förstöra fel dokument i dokumentförstöraren. Om man redan har sina dokument digitalt måste kan kontrollera så man har backup ifall olyckan skulle vara framme.
Pricken över i:et för mig är just signeringen. Signeringen blir och är ett kvitto på att man som medarbetare förstår arbetsgivarens ramar. Helt enkelt, skapa dina egna ramar & kramar för dina medarbetare och låt oss på Colix vara verktyget som hjälper dig i din vardag.
Hör av dig så hjälper vi dig få ordning och reda på dokumenten!
Varma hälsningar,
Oscar Martinsson
Inläggets författare
Oscar Martinsson
Oscar är en erfaren säljare och försäljningschef med gedigen bakgrund inom försäljning från bland annat Växjö Lakers, Nordlo och senast Softhouse. Han började sin resa på Colix som försäljningschef och har sedan tagit steget vidare till rollen som VD.
