“Tack vare appen kunde vi på kontrollen visa för revisorn att vi arbetar aktivt och löpande med det som krävs för att följa kraven enligt ISO.”
Tingsryds LBC är ett miljö- och kvalitetscertifierat transport och logistikföretag med rötterna i den småländska landsbygden. Till centralen är fyra åkerier anslutna med sammanlagt femtio förare, och verksamheten omfattar både godsterminal, lager och fordonsverkstad. Precis som många andra i branschen saknade de tidigare ett effektivt sätt att nå ut till sina förare och en samlad plats för information och rapportering. Detta är avgörande delar i arbetet med att leva upp till kraven inom ISO certifiering, och appen har blivit ett viktigt verktyg i deras vardag.
Vi har pratat med Linn van der Hoek Karlsson, IT och kvalitetsansvarig, om hur de använder sin app i det dagliga arbetet.
Hur arbetade ni tidigare med att nå ut med information som gäller alla åkerierna?
Tidigare låg det mesta i pappersform här på kontoret, i en pärm som ingen egentligen arbetade aktivt med. Ibland skickades något via mail, men vi behövde ett mer effektivt och enhetligt sätt att hantera informationen.
Vad skiljer ert arbetssätt förr jämfört med nu?
Två saker som blivit stor skillnad på är avvikelserapportering och felrapporter. Felrapporter låg, både då och nu, i Fordonskontroll men tidigare skedde allt via deras webbsida. I praktiken slutade det ofta med att transportledaren fick ta emot samtal från våra förare och hantera allt manuellt, vilket tog mycket tid. Nu har vi en koppling mellan vår Colix-app och Fordonskontroll så förarna skickar in rapporterna själva och allt förs över automatiskt.
Avvikelserapporteringen gjordes tidigare på papper här på kontoret. Många avvikelser rapporterades därför aldrig eftersom förarna tyckte att det var för krångligt. Nu när vi har lagt in även det i appen får vi in betydligt fler avvikelserapporter, eftersom det är enklare att rapportera, vilket gör att vi har bättre koll på vad som händer.
Hur informerar ni förarna?
All information går via nyhetsflödet i appen. Vi har ett gemensamt flöde som alla förare når och dessutom åkerispecifika flöden för information som bara gäller respektive åkeri.
Förarna har efterfrågat mer insyn och uppskattar appen väldigt mycket. Därför vill vi bli ännu bättre och planerar att skicka månadsbrev så att våra medarbetare känner sig mer delaktiga. Vi delar inte bara viktig information utan även sådant som födelsedagar och positiva trender, till exempel minskad bränsleförbrukning, för att lyfta och peppa förarna.
Har appen hjälpt er att stärka sammanhållningen?
Ja! Vi har ett uppskattat nyhetsflöde som heter Bildforum där alla kan dela bilder. Det kan vara allt från tips om väglag till lunchutsikter och roliga händelser. Det används flitigt och stärker gemenskapen, särskilt eftersom många förare sällan träffas.
Vi har också små bildtävlingar där en medarbetare lägger upp ett mystiskt foto och alla får gissa vad det är. Det skapar engagemang och visar hur många möjligheter appen ger, speciellt för oss som behöver jobba på vår sammanhållning på distans. Nästan alla förare läser inläggen och engagemanget blir högt när vi blandar nytta med nöje.
Linn van der Hoek Karlsson, IT och kvalitetsansvarig
“Utan appen hade förarna missat mycket av det som händer men nu finns all, både viktig och rolig, information samlad på ett ställe.”
Hur fungerar uppdelningen i appen mellan åkeri och LBC?
Man kan säga att appen består av två delar, en del som är generell för alla och en del som är åkerispecifik. Varje åkeri har sin egen åkerispecifika del i appen där de har sitt eget nyhetsflöde, och vissa rutiner som bara gäller dem som kör specifika typer av gods. All information som rör den enskild föraren ligger också under rätt åkeri.
Under de generella sidorna har vi det som rör alla, till exempel ett generellt nyhetsflöde, policys, säkerhetsrutiner, rutinen för lastbalkar och felrapportering.
Hur hjälper appen ert KMA‑arbete?
Appen har blivit ett tydligt stöd i vårt kvalitets och arbetsmiljöarbete. Vid vår senaste kontroll för ISO-certifieringen var revisorn mycket imponerad över hur vi använder appen i det dagliga arbetet. Vi kunde enkelt visa upp vår avvikelsehantering där allt har tydliga statusar och återkopplingar, och hur vi säkerställer att information faktiskt når ut till alla. När vi till exempel gjorde förändringar i vår avfallssortering skickade vi ut information om det via appen så att alla skulle få veta. Tack vare appen kunde vi på kontrollen visa för revisorn att vi arbetar aktivt och löpande med det som krävs för att följa kraven enligt ISO.
