“Tack vare vår Colix-app är nu allt samlat på ett ställe”
Med medarbetarna utspridda på vägarna, i verkstaden och på fyra olika stationeringsorter hade Helgenäs Transport ett behov av smidigare och mer effektiv kommunikation och rapportering. De behövde också digitalisera sina processer för att säkerställa att de når ut till alla medarbetare med viktig information. Även hanteringen av felrapporter för både förare och verkstad och möjliggöra att återkopplingen efter reparationer i verkstaden nådde både kontor och förare stod på önskelistan. Allt detta har de uppnått i sin Colix-app.
Vi har ställt sex frågor till Tina Thyrsson, transportplanerare på Helgenäs Transport, om hur de använder sin åkeriapp.
Vilka är de 3 bästa funktionerna i er Colix-app?
1) Möjligheten att sprida information till hela företaget men också till enskilda grupper via nyhetsflödet, vilket förr va svårt då alla är ute och kör på olika platser i landet.
2) Felrapportering av fordon då vi direkt kan få in informationen och kan se en helhet på vad som behöver åtgärdas på fordonet.
3) Samling av policys och rutiner då det är ett krav att alla har tillgång till det. Med appen slipper vi problemet med att gamla versioner av viktig information kan bli liggandes i pappersform överallt, eller att dokumenten inte når ut alls.
Finns det någon funktion som sätter lite extra guldkant på vardagen?
Jag skulle säga nyhetsflödet! Där kan vi som arbetsgivare och chefer publicera information som snabbt kommer ut till hela åkeriet. Jag uppskattar även schemafliken som gör att vi slipper skicka ut scheman på papper till alla. Nu kan vi istället göra endast ett schema och skicka ut det en gång i appen. Nu vet vi att alla har informationen och att de får den samtidigt oavsett var i landet man är och kör. Smidigt!
Hur ser processen ut när en felanmälan rapporteras och hanteras direkt i er Colix-app?
När föraren upptäcker ett fel rapporterar hen det direkt i appen med text och ev. bilder. Verkstaden har sedan tillgång till alla felrapporter och kan i dialog med lastplaneraren bestämma när reparationen kan ske. När felet är reparerat så går verkstadspersonalen in i appen och arkiverar felet tillsammans med en kort förklaring på vad vilken reparation som är utförd. Flödet i appen gör att allt kan hanteras digitalt och gör att alla som behöver har tillgång till att se de åtgärdade rapporterna.
“Vi har många ideér på vad vi vill göra i appen och vi känner oss trygga i att Colix hjälper oss när vi väl bestämmer oss för att ta tag i det. ”
Vilka andra inrapporteringar har ni i er app och hur hanterades de tidigare?
Vi rapporterar även ledighetsansökningar, tillbud, olyckor, visselblåsningar, veckovisa fordonskontroller, uppföljning av kör- och vilotider, med mera. Allt sånt som tidigare sköttes via papper eller mail. Nu finns allt samlat på ett ställe, både sådant som är åtgärdat och de som ska hanteras.
Bild: Helgenäs Transporter
Vad tycker era medarbetare om appen?
Och hur har ni gjort för att få era medarbetare engagerade att använda den?
Vi som är arbetsgivare och chefer använder appen mycket. När förarna exempelvis ringer in och berättar att vindrutetorkarna börjar bli dåliga hänvisar vi dem till att rapportera in det i appen appen istället för att ringa – på så sätt främjar vi ett förändrat beteende. Vi har även slutat skriva ut scheman och lägger istället upp dem i appen vilket gör att alla behöver gå in och titta för att ta del av information. Våra medarbetare tycker appen är bra då informationen går ut snabbare, oftare och tydligare än innan.
Vad gillar ni bäst med Colix?
Vi byggde en app tillsammans med Colix då vi kände ett behov av att samla felanmälningarna på fordon och för att kunna följa upp kör- och vilotiderna i realtid. Övriga delar som vi byggt in i appen är sådant som vi kommit på i efterhand och med hjälp av Colix, det är vad vi gillar bäst med appen, att den inte är klar utan att den kan fortsätta att utvecklas. Vi kan när som helst gå in och lägga till, ta bort eller ändra.
Vad blir nästa steg med er Colix-app?
Snart ska vi börja göra korta utbildningar om kör- och vilotider med kompletterande frågor som bekräftar chaufförens kunskap. Därefter finns det planer på att testa att göra ett särskilt inlogg för våra praktikanter så att även de har tillgång till rutiner, policys, viss utbildning och så att de kan rapportera in vilka dagar de ska ha praktik.
Vi har många ideér på vad vi vill göra med appen och vi känner oss trygga i att Colix hjälper oss när vi väl bestämmer oss för att vidareutveckla.
Läs mer om Colix Åkeriapp här: colix.se/akeri och boka en digital demo för att se hur andra företag löst sina utmaningar i en Colix-app.