“Vid vår senaste kontroll blev revisorerna mycket imponerade över den struktur och ordning som vår Colix-lösning ger oss.”
Kökscentrumgruppen driver 13 butiker och 5 servicebolag över hela landet, och med 140 anställda var behovet av struktur och enhetlig kommunikation stort. Lösningen som började som ett kommunikationsverktyg har med tiden blivit ett verktyg som knyter samman organisationen, skapar ordning och gör att alla kan känna sig delaktiga oavsett var i landet de arbetar.
Vi ställde några frågor till Tommy Leifsson, delägare, och Cecilia Gustavsson, ekonomiansvarig, om hur de använder sin Colix–lösning i det dagliga arbetet.
Vilket behov hade ni som gjorde att ni valde en lösning från Colix?
När appen först infördes var planen att använda den för rapportering inom serviceföretagen. Men ganska snabbt märkte vi att den verkliga utmaningen låg i att skapa en fungerande kommunikation till alla medarbetare. I dag används appen framför allt för att säkerställa att alla får samma information samtidigt, oavsett vilken ort de befinner sig på. Tidigare var det i princip omöjligt att veta om alla var informerade. Kommunikation spreds via mejl, telefon och sms, vilket gjorde att vissa fick information långt före andra. Nu når kommunikationen alla direkt, och vi kan dessutom se exakt vilka som tagit del av den. Det skapar trygghet, transparens och en helt annan öppenhet i organisationen.
Vad används mest i er lösning?
Vårt nyhetsflöde har blivit en central del som knyter samman medarbetare från alla orter. Vi delar allt i en gemensam kanal, vad som händer i olika butiker, på serviceföretagen och uppdateringar från ledningen. Det bygger gemenskap när medarbetare gillar och kommenterar på inläggen. Ett exempel är när vi publicerade en uppdatering om en personalträff vi haft och en medarbetare kommenterade och tackade för kvällen. Den lilla interaktionen syntes för alla våra anställda och sådant skapar en känsla av att vi hör ihop, även om vi arbetar på olika platser.
Hur hjälper lösningen er i ert KMA-arbete för att bli FR2000-certifierade?
Inför vår FR2000‑certifiering (ledningssystem inom kvalite- miljö och arbetsmiljö) blev appen ett centralt verktyg i vårt arbetsmiljöarbete, vi har bland annat medarbetarundersökningar, personalhandbok, företagsinformation, historik, avtal och årsplaner i appen. Butikscheferna dokumenterar numera även sina mötesprotokoll direkt i appen, istället för via papper, mejl eller lösa dokument.
Vid vår senaste kontroll blev revisorerna mycket imponerade över den struktur och ordning som appen ger oss. Att bli certifierade är viktigt för att kunna delta i upphandlingar och affärer med större aktörer och offentliga verksamheter, och appen utgör en viktig del i att vi kan säkerställa att vi lever upp till de krav som ställs.
Vår målbild med appen är att ha hela företaget ”i fickan”, all internkommunikation, dokumentation, personalinformation, avtal och allt kopplat till FR2000 samlat på ett ställe. Det skapar ordning och trygghet, både för våra medarbetare och för oss som ägare. Skulle något hända vet vi att allt är strukturerat, åtkomligt och aldrig låst till en specifik mejladress eller dator.
Hur viktig är möjligheten att kunna skräddarsy er lösning?
Flexibiliteten som Colix erbjuder betyder allt. Att kunna bygga vidare på vår lösning i takt med att företaget växer eller lagkrav förändras är en enorm styrka. Att ha hela företaget samlat i appen ger en trygghet som inte går att jämföra med något annat.
Inget är låst, och vi kan lägga till eller ta bort funktioner när behovet uppstår. Därför har vi också kunnat säga upp andra system och samla allt i ett och samma verktyg. Det har sparat oss pengar, men framför allt ger det oss en tydlig struktur och total kontroll vilket är ovärderligt.
Tommy Leifsson, delägare Kökscentrumgruppen
“Det har sparat oss pengar, men framför allt ger det oss en
tydlig struktur och total kontroll vilket är ovärderligt.”
Hur skiljer sig appens användning för era serviceföretag, och vilka behov löser den där?
När servicebolagen kopplades på inför certifieringen insåg vi snabbt att appen behövde rymma fler dokument, särskilt de som installatörer måste kunna visa upp vid kontroller. Det handlar bland annat om dokumentation för transport av farligt avfall, besiktningar och tillstånd för bakgavellift.
Att sakna ett sådant dokument kan ge böter på upp till 50 000 kronor, och det var faktiskt efter att vi fått en bot som vi insåg att även dessa dokument behövde finnas i appen. Nu vet vi att alla alltid har det de behöver, vilket tidigare var nästintill omöjligt att säkerställa. Vi planerar också att lägga in automatiska påminnelser inför besiktningar samt körtillstånd för truck, för att ytterligare minska risken att något missas.
Hur har er lösning gjort ert arbete mer tidseffektivt?
Tidigare la vi mycket tid på manuell hantering av dokument och avtal. Vi behövde gå in på varje dokument för att se om det var signerat, och allt låg utspritt i pärmar, mejl, excelark och mappar på datorer vilket var ostrukturerat och tidskrävande. När vi fick veta att Colix kunde bygga en tydligare och smidigare lösning för detta blev det en självklar funktion att lägga in i appen. Nu kan vi filtrera fram vad som är signerat och vad som saknas på några sekunder. Vi hittar allt direkt i appen och har full kontroll utan att behöva leta.
Även anställningsavtal hanteras i appen i dag. Förr skrevs avtalen ut, postades och väntades tillbaka i brevlådan. Nu signeras allt digitalt och säkert. Tidigare visste medarbetarna knappt var deras avtal fanns, men nu finns de alltid tillgängliga och nya avtal signeras smidigt direkt i appen av alla parter. Det sparar tid, minskar risker och gör hela vår hantering betydligt mer professionell.
