“Vid kontroller har revisorn varit positiv till vår lösning och den tydliga struktur vi har, det visar att vi verkligen har koll.”
Kökscentrumgruppen har omkring 140 medarbetare fördelade på 13 butiker och 5 serviceföretag, vilket innebär en omfattande mängd avtal att hålla ordning på, från personalavtal till hyresavtal. När flera av dem började förnyas automatiskt utan att omförhandlas blev det tydligt att en förändring krävdes för att undvika onödiga kostnader.
Vi har pratat med delägaren Tommy Leifsson om hur Kökscentrumgruppen har digitaliserat och strukturerat sitt arbetssätt med Colix Avtalshantering och därmed fått full kontroll över samtliga avtalstider.
För 6–7 år sedan sköttes allt manuellt, vi hade avtal på olika platser, bland annat i pärmar och mejl, och det blev snabbt ohållbart. Vi hade ingen samlad översikt över när avtal löpte ut eller vad som behövde omförhandlas. I vissa fall missade vi avtalstider och avtalen förnyades automatiskt, vilket kunde innebära stora kostnader, särskilt när det gällde hyresavtal. Det har till och med hänt att vi missat att omförhandla ett hyresavtal, och då handlar det om miljonbelopp och ytterligare två till fem års bindningstid. Vi försökte hålla koll i ett Excel-dokument som visade var avtalen fanns, men även då blev det mycket manuellt letande och tidskrävande administration.
Därefter investerade vi i en separat webbtjänst för avtalshantering, men den var tre gånger så dyr som Colix Avtalshantering och fungerade likadant. När vi införde en Colix-app i verksamheten frågade jag Jens, en av grundarna och styrelseordförande i Colix, om inte Colix kunde ta fram ett eget avtalshanteringssystem. Vi ville ha allt samlat i ett och samma system, vilket vi nu har.
Hur fungerar avtalshanteringen idag med Colix Avtalshantering?
Idag använder vi Colix Avtalshantering som är helt digital och betydligt smidigare och säkrare än hur vi jobba förr. När ett avtal är klart skickas det till ekonomi som laddar upp det i Colix Avtalshantering. Där registrerar vi när avtalet går ut, vem det gäller och när vi senast behöver agera för att omförhandla det. Systemet skickar sedan en påminnelse till rätt person vid rätt tidpunkt. Med Colix Avtalshantering har vi nu 100 % kontroll på alla avtal, oavsett om det gäller hyra, leverantörer eller personal.
Vi är sex bolag inom Kökscentrum och alla använder samma Colix Avtalshantering. Det gör att vi arbetar enhetligt och att vi som ägare får en helt annan kontroll och trygghet. Om revisorn till exempel frågar efter något av våra 17 hyresavtal kan jag ta fram det direkt med ett klick. Vid kontroller har revisorn varit väldigt positiv till vår lösning och den tydliga struktur vi har, det visar att vi verkligen har koll. Det gäller även i möten med leverantörer, banker och liknande, som snabbt får en bild av att vi är en stabil och välorganiserad verksamhet.
Colix Avtalshantering
”Många kan uppleva webbsystem och support som krångligt eller ”läskigt”, men vi tycker att allt med Colix är så smidigt.”
Hur har övergången till Colix Avtalshantering fungerat?
Implementeringen av produkten har fungerat väldigt bra. Det är enkelt att lägga in avtal, hitta dem och arbeta i systemet. Även servicen från Colix är toppen, vi får alltid snabb och kunnig hjälp. Många kan uppleva webbsystem och support som krångligt eller ”läskigt”, men vi tycker att allt med Colix är så smidigt. Man tittar på det en gång och förstår hur det fungerar. Det stora jobbet var att lägga in alla gamla avtal, men nu gör vi det löpande och det fungerar utmärkt.
Vilket värde ger Colix Avtalshantering för er verksamhet?
Alla som driver företag, oavsett bransch, har mycket att hålla koll på och skulle garanterat ha stor nytta av Colix Avtalshantering. I jämförelse med den låga kostnaden är tryggheten den ger helt ovärderlig, till och med för mig som smålänning är den riktigt prisvärd. Man kan se det som en försäkring, och den största lättnaden är att jag nu vet att det inte finns ett enda avtal som kan skapa ekonomiska konsekvenser för att vi missat en deadline. För oss som ägare är det helt avgörande.
