Dubbelarbete och svårt att nå ut med information ledde till att Falkenbergs Plåtslageri och Ventilation satsade på Colix
Falkenbergs Plåtslageri och Ventilation, är precis som namnet antyder, ett företag inom plåtslageri och ventilation. I år firar verksamheten 60 år och drivs av Henrik som är tredje generationen i företaget. De har cirka 35 medarbetare fördelat på plåtslagare, ventilationsmontörer, tekniker och kontor, och utgår från verkstaden i Falkenberg.
De utför jobb för både entreprenader och serviceuppdrag över hela Halland och hade precis som många andra hantverksbolag utmaningar i den interna kommunikationen. Med Colix har de nu en lösning som gör det möjligt att nå alla anställda oavsett var de befinner sig.
Vi träffade Elina Karlsson, ekonomi- och personalansvarig, för att höra om hur de använder sin Colix-lösning i vardagen.
Vilka utmaningar hade ni tidigare som gjorde att ni behövde en digital lösning?
Tidigare var det lite av en klassiker, vi hade vår information lite överallt och samtidigt ingenstans. Vi kommunicerade via en TV-skärm, mejl, papper, whiteboard, telefon och sms. Samma sak gällde när vi skulle få in information från de anställda. En del information fick vi muntligt i korridoren, via post-it-lappar eller till och med nedskriven på en plåtbit.
Det gjorde det svårt att veta vem som faktiskt hade tagit del av viktig information, till exempel vid sjukdom eller ändringar i planeringen. Ibland försvann information och ibland blev den dubbel, vilket ledde till onödigt mycket manuellt arbete och medarbetarna upplevde att de inte alltid fick all information.
Vid nyanställning behövde vi dessutom ett enklare sätt att dela information, eftersom en ny medarbetare har mycket att ta till sig i början. Tidigare fick nyanställda personalhandboken i pappersformat, medan de som hade arbetat här i över 30 år inte hade fått någon handbok alls. När vi lade in personalhandbok, policys och uppgifter om närmast anhörig i lösningen behövde alla medarbetare gå in, läsa, fylla i och signera. Det är idag ett naturligt och viktigt steg i vår onboarding-process.
Vad var det som gjorde att ni valde Colix?
Vi fick tips från andra i branschen som redan använde Colix och var nöjda, vilket vägde tungt. Så vi bokade en demo och fick se hur det skulle fungera i vår vardag. Vi tyckte att Colix kändes enkelt, tydligt och anpassat för vår typ av verksamhet.
En viktig del för oss är möjligheten att säkerställa att rätt arbetsledare får notiser när medarbetare i deras team skickar in information, eftersom det tidigare blev mycket dubbel information. Nu får varje arbetsledare rätt information och jag som arbetar med ekonomi får in allt underlag inför löner och liknande. Det har gjort processen betydligt smidigare och mer tillförlitlig.
Hur använder ni er Colix‑lösning?
Vi har lagt in personalhandbok, policys, arbetsmiljörutiner, checklistor och onboarding . Allt som tidigare låg utspritt finns nu lättillgängligt för alla. Vi har även lagt in kontaktlistor och viktiga nummer, till exempel för sjukvårdsförsäkring, som annars lätt kan tappas bort.
Dagligen används även olika formulär, till exempel för sjukanmälningar och ledighetsansökningar, vilket har gjort processen både snabbare och smidigare. Vi har även digitaliserat vårt bokningssystem för släp, lastbil och ställningar. Tidigare var bokningen en lapp på en whiteboard i verkstaden, men nu finns även det i vår app. Det gör att alla kan boka eller se vad som är upptaget, oavsett var de befinner sig, istället för att behöva ringa in.
Sen använder vi nyhetsflödet och chatten väldigt mycket. En särskilt bra funktion i nyhetsflödet är att vi kan se vilka som har tagit del av informationen och påminna dem som ännu inte läst. I chatten har vi skapat olika grupper, till exempel för hela företaget, för AW och vi har även en-till-en-kommunikation där. Det är ett enkelt sätt att nå ut till alla och få snabba svar på vardagliga frågor, till exempel om någon letar efter ett verktyg.
Elina Karlsson, ekonomi- och personalansvarig
“Vi använder vår Colix-lösning flitigt i vardagen. Den största skillnaden för oss är hur snabbt och tydligt vi kan nå ut med information”
Vilka funktioner eller delar av lösningen har gjort störst skillnad i er vardag?
Vi använder vår Colix-lösning flitigt i vardagen. Den största skillnaden för oss är hur snabbt och tydligt vi kan nå ut med information. Det gör att vi känner oss trygga med att informationen faktiskt når fram, även när medarbetare är ute på jobb, och att vi kan se vilka som har tagit del av informationen och påminna dem som inte har gjort det.
För medarbetarna innebär det att informationen alltid finns nära till hands, och för nyanställda blir det en trygg start med allt de behöver. Det har gett oss bättre struktur, enklare arbetsflöden, och mindre administration. Det blir mer tidseffektivt och vi upplever att det blivit färre missar i den dagliga kommunikationen.
Har ni tankar på vad ni skulle vilja bygga vidare på eller lägga till i er lösning framöver?
Vi ser flera möjligheter att utveckla lösningen vidare. Ett enkelt sätt att registrera övertid hade varit användbart och framåt vill vi även lägga in frågor inför medarbetarsamtal.
Sen hade det varit roligt med lite mer lättsamma funktioner, till exempel quiz eller något socialt inslag till AW och liknande. Det är alltid bra att blanda nytta med lite nöje!
