“Det är ett stort värde i att vi slipper all hantering av papper som var tidigare, vilket sparar tid, minskar frustration och skapar en mycket mer strukturerad arbetsdag. ”
Att slippa pappershögar, få tydligare struktur i alla rapporter och kunna kommunicera med förarna direkt, oavsett var de befinner sig, har blivit en stor vinst för Hedströms Åkeri. Med sin skräddarsydda Colix‑lösning har hela arbetsflödet blivit enklare, snabbare och mer samlat för både kontor, verkstad och förare.
Företaget firar nu 100 år i branschen och drivs av fjärde generationen Hedström i Svenljunga. Vi träffade Eric och Johan Hedström som berättade om hur deras åkeriapp blivit en naturlig del i verksamhetens vardag.
Vilka utmaningar hade ni innan ni valde att testa en lösning från Colix?
Vi trodde från början att appen skulle hjälpa oss med internkommunikationen, men den har blivit något betydligt större och viktigare än vi förväntade oss. Tidigare hade vi svårt att nå alla förare eftersom de sällan är inne på kontoret. Informationen spreds via whiteboard eller muntligt, vilket gjorde att många missade viktig information eller fick den vid olika tidpunkter. Vi hade dessutom väldigt mycket pappersarbete: fordonspärmar uppdateras manuellt, skaderapporter skrevs på papper och ledighetsansökningar som påstods vara inlämnade gick inte att hitta. Det skapade både frustration och missförstånd. Idag är allt detta borta!
Hur informerar ni era förare nu?
Vårt nyhetsflöde har blivit ett naturligt sätt att kommunicera, både från oss på kontoret men även från förarna. Det kan vara allt ifrån att vi skickar viktig information, berättar om sådant som händer i verksamheten och i lokalerna, till att förarna själva skickar ut om AW. Idag når vi enkelt ut till alla samtidigt, vilket vi tror stärker vår teambuilding eftersom ingen missar information eller känner sig utanför. Vi har märkt att det nu för tiden finns ett mycket större intresse hos förarna att veta vad som händer. När de får notiser är de snabba på att gå in och läsa de nyheter som skickats ut och diskutera med varandra om vad som lagts upp, vilket vi tycker är väldigt kul!
Vilken är den viktigaste funktionen i er Colix åkeriapp?
Det finns mycket men det absolut viktigaste för oss är att förarna digitalt kan läsa, kommentera och signera överträdelser direkt i mobilen. Lagar och regler förändras och måste följas, och appens automatiska flöde gör arbetet både snabbare och säkrare. Tidigare satt vi och skickade ut rapporter manuellt och påminde de som inte signerat. Nu sköts allt via integrationen med Michelin Connected Fleet, vilket sparar oss flera timmar varje månad. Det är avgörande att eventuella rapporter signeras i tid medan förarna minns vad som hänt, annars riskerar vi att få böter som snabbt kan bli till stora summor.
Vi har även digitaliserat trucktillstånd, manualer och tillstånd för bakgavellyft. Tidigare kunde tillståndet som endast var ett litet plastkort lätt tappas bort och manualerna bestod av tjocka pappersbuntar som skulle ligga i bilarna inför besiktning. Nu finns allt i appen och är alltid tillgängligt för både förare och besiktning, även dessa är viktiga delar som gör att vi kan utföra vårt arbete och även undvika böter vid kontroller. Alla våra förare har med sig allt som de behöver tack vare appen.
Vad uppskattar förarna mest i appen?
För många förare är skaderapporteringen den viktigaste funktionen. Många har sin “egen” bil och är måna om att enkelt kunna rapportera skador och följa vad som händer med rapporten. Förut fylldes rapporter i först när förarna kom tillbaka till kontoret, vilket ofta skedde sent eller glömdes bort helt. Det kunde i värsta fall leda till att skador förvärrades eller att risker uppstod. Nu kan förarna rapportera direkt, oavsett tid och plats, och bifoga bilder, videos och textbeskrivningar. Vi kan enkelt bedöma och planera åtgärder, sätta status och skicka kommentarer tillbaka. Föraren ser allt i realtid och får notiser vid varje uppdatering vilket är väldigt uppskattat. Att ha allt samlat i appen gör även att vi tydligt kan gå tillbaka i historiken och se vad som gjorts tidigare. Även ledighetsansökning uppskattas då även det sköts väldigt smidigt i appen, allt är samlat, enkelt att fylla i och få återkoppling på.
Johan och Eric Hedström
“Det största värdet ligger i just det, att vi kan forma lösningen
exakt efter hur vår verksamhet fungerar.”
Vilka effekter har ni sett sedan ni började använda appen?
Pappershanteringen har minskat mycket och våra processer går betydligt snabbare. Historiken är enkel att följa, dokument är smidiga att uppdatera och betydligt färre saker glöms bort eftersom allt görs i realtid. Missförstånd har minskat eftersom allt är spårbart, och förarna ser direkt hur deras ärenden hanteras. Finns det inte i appen, då finns det inte, så enkelt är det.
Vi får även färre samtal in till kontoret eftersom vi nu har samlat allt i appen. Exempelvis finns all kundinformation tillgänglig där, vilket gör att alla förare når samma uppdaterade uppgifter och själva kan lägga in ny information när det behövs. Att alla har tillgång till samma information skapar en bättre arbetsmiljö och minskar frustration.
Vilket värde har det gett er att lösningen är helt anpassad efter er verksamhet?
När vi byggde om appen i höstas gjorde vi den betydligt enklare att navigera i. Nu finns bara det som faktiskt används, och det har gjort stor skillnad för förarna. Det största värdet ligger i just det, att vi kan forma lösningen exakt efter hur vår verksamhet fungerar. Det gör att den blir logisk för oss, lätt att använda och fri från onödiga funktioner. Att allt finns samlat i ett och samma system gör dessutom vardagen smidigare. Vi har kunnat bli av med flera program, och både förare och administratörer vet alltid var informationen finns.
Och såklart är det ett stort värde i att vi slipper all hantering av papper som var tidigare, vilket sparar tid, minskar frustration och skapar en mycket mer strukturerad arbetsdag. Detta är nog frustrationsmoment som flera åkerier känner av och skulle nog precis som vi tjäna mycket på att skapa en egen Colix-lösning. Vi har haft vår app i 3 år och vi minns knappt hur det fungerade innan vi hade den.
