Vår integritetspolicy

Vi på Colix Systems AB (”Colix”) kan, inom ramen för vår verksamhet, komma att samla in och hantera personuppgifter så kallad data som rör dig. Vi värnar om din integritet och all behandling sker i överensstämmelse med vid var tid gällande dataskyddslagstiftning.

Vilka personuppgifter som vi behandlar beror på hur och i vilket sammanhang som vi kommer i kontakt med varandra. Den här policyn gäller för vår behandling av uppgifter

• om våra kunder, leverantörer och andra som har visat intresse för våra produkter eller tjänster

• om besökare av vår webbplats

• för utskick och annan direktmarknadsföring

• när du sökt ett jobb eller en praktikplats hos oss
Policyn beskriver vilka personuppgifter vi kan komma att behandla, på vilka rättsliga grunder och varför behandlingen sker, hur uppgifterna samlas in, med vem de kan komma att delas och hur länge vi sparar dem. I policyn beskriver vi också vilka rättigheter du som registrerad har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du går till väga för att göra dem gällande.

1. Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud
Colix Systems AB, org nr 559117-7604, med adress Framtidsvägen 14, 352 22 Växjö är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som beskrivs nedan.

Om du har några frågor kring policyn eller vår personuppgiftsbehandling är du välkommen att kontakta oss på support@colix.se eller telefonnummer 0470-55 69 00. Om du vill kontakta vårt dataskyddsombud Nadya Mouwafak Ghassan så kan du mejla till nadya@colix.se.

2. Vilka typer av data som vi samlar in
Uppgifter om företrädare och kontaktpersoner hos våra kunder och andra affärskontakter
När det gäller våra kunder och andra som visat intresse för våra tjänster, leverantörer och samarbetspartners så behandlar vi sedvanliga uppgifter om den juridiska personen, dess företrädare och våra kontaktpersoner. Det handlar om namn och kontaktuppgifter såsom telefonnummer, e-post, titel, adress hos arbetsgivaren eller motsvarande.

Besökare på vår webbplats
När någon besöker vår webbplats genereras data om användaren, exempelvis hans eller hennes IP-adress, webbläsare och version, operativsystem, vilka utav våra sidor som besöks, när och hur länge och andra loggdata.

Uppgifter för nyhetsbrev och annan direktmarknadsföring
Vi behandlar namn, telefonnummer och adressuppgifter för att kunna marknadsföra våra tjänster och produkter till personer som bedöms kunna vara intresserade av dem. Utskick i form av nyhetsbrev och annan marknadsföring görs i första hand via e-post och via telefon.

Arbetssökande och praktikanter
Om du söker jobb, praktikplats eller liknande hos oss så vi kan komma att behandla uppgifter om ditt namn och kontaktuppgifter (adress, telefonnummer och e-postadress), personnum¬mer, kön, sökt tjänst eller kontor, CV samt ingivna meriter och övriga handlingar, samt testresultat och andra analyser kring dig från en rekryteringskonsult eller annan tjänsteleve¬rantör som anlitas i samband med rekryteringen.

3. Hur samlas uppgifterna in?
De personuppgifter som vi behandlar kan samlas in på olika sätt.

Som regel lämnas uppgifterna till oss direkt av den som uppgiften avser eller på dennes uppdrag. Detta i samband med att vi ingår en kunddialog, ingår avtal, personen skickar oss mejl, personen fyller i att hen önskar bli kontaktad eller använder sig av ett rekryteringsverktyg.

Uppgifter kan även samlas in via tredje parter såsom våra leverantörer och partners. Med anledning av att vi utlovat vår leverantör eller partner att kontakta tredje part med information eller kompletterande uppgifter, kampanjer eller rabatter.

Uppgifter genereras genom att vår webbsida använder cookies som samlar in information på och från besökare av webbsidan, vilken webbläsare och/eller enhet som använts osv.

Vi kan också komma att inhämta uppgifter från andra källor såsom offentliga adressregister, kreditupplysningsföretag eller prospekteringstjänster.

4. För vilka ändamål och på vilka rättsliga grunder behandlar vi uppgifterna?
För att vi ska få behandla data krävs stöd i lag, en så kallad rättslig grund. Det betyder att behandlingen får ske om den behövs för att vi ska kunna (1) fullgöra ett avtal som vi har ingått eller (2) fullgöra en rättslig förpliktelse eller försvara ett rättsligt anspråk. Behandling av personuppgifter kan även ske (3) efter en intresseavvägning, eller (4) efter att samtycke har lämnats till en viss behandling.

Tillhandahållande av produkter och tjänster
Vår huvudsakliga grund för behandling av personuppgifter är att uppgifterna behövs för att vi ska kunna fullgöra våra olika avtal och tillhandahålla våra tjänster. Vi behandlar uppgifterna för att kunna ta emot och lägga beställningar, kommunicera med rätt personer, hantera fel och supportärenden, betala och ta betalt och i övrigt hantera våra affärsrelationer.
Rättslig grund: fullgörande av avtal

Statistik och utveckling av Colix verksamhet
Vi behandlar personuppgifter för intern statistik och analys samt för att vi kontinuerligt ska kunna utvärdera och utveckla vår verksamhet och våra tjänster.
Rättslig grund: berättigat intresse

Marknadsföring
Vi behandlar uppgifter för att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster, via nyhetsutskick och liknande. Marknadsföring kan ske via e-post och telefon och du har alltid möjlighet att tacka nej till ytterligare utskick/kontakter.
Rättslig grund: berättigat intresse

Informationssäkerhet
Vi kan även behandla personuppgifter för att tillgodose våra krav på informationssäkerhet och för att upptäcka och förhindra förlust av data, otillåten användning av våra tjänster, virusattacker och andra angrepp på vår verksamhet.
Rättslig grund: fullgörande av avtal eller berättigat intresse.

Regelefterlevnad och rättsliga anspråk
Som företag har vi ett antal lagstadgade skyldigheter, exempelvis enligt bokföringslagen, som kräver att vi behandlar olika uppgifter. Vi kan också behöva behandla uppgifter för att för att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk, exempelvis vår rätt att få betalt.
Rättslig grund: rättsliga förpliktelser eller anspråk

5. Till vem lämnar vi ut uppgifterna
Vi samarbetar med externa leverantörer både för att kunna tillhandahålla delar av våra tjänster och för att marknadsföra, utveckla och analysera vår verksamhet. Dessa betrodda leverantörer bistår med exempelvis marknadsföringstjänster. I den mån leverantörerna behandlar personuppgifterna på vårt uppdrag och för vår räkning tillåter vi inte att de använder uppgifterna som vi förmedlat till dem för något annat ändamål än att leverera de tjänster som vi beställt.

Vid behov kan uppgifter komma att lämnas ut till våra revisorer, banker, inkassoföretag, juridiska ombud, domstol eller skiljenämnd liksom till myndigheter och andra i den utsträckning vi är skyldiga att göra det enligt lag.

6. Överföring till tredjeland, d v s aktörer utanför EU/EES
Vi strävar efter att lagra all vår data på servrar belägna i någon av EU:s medlemsstater eller i länder inom Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EES). Om så inte är möjligt ser vi till att uppfylla reglerna om tredjelandsöverföring i dataskyddsförord¬ningen (GDPR).

De tjänsteleverantörer vi för närvarande har vi samarbete med inom samt utanför EU/EES presenteras på www.colix.se/underbitraden 

7. Hur länge vi lagrar data
Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla våra ändamål med behandlingen. Därefter kommer vi antingen att radera eller anonymisera informationen.

Personuppgifter kopplade till våra ingångna avtal och kundrelationer lagras under hela kundrelationen samt under maximalt ytterligare ett år för att kunna säkerställa att vi kan nå våra kunder under perioden när arbetet efter avslutad kundrelation genomförs.

Data och uppgifter insamlade från besökare på vår webbplats via cookies lagras under den period som våra tjänster anses vara av intresse för besökaren. Besökaren kan själv genomföra inställningar i sin webbläsare som begränsar vår lagring. Läs mer om detta i vår Cookie-policy här: www.colix.se/cookie-policy-eu 

Personuppgifter kopplade till potentiella partners och kunder lagras under den period som våra tjänster anses vara av intresse eller aktuella för mottagaren och raderas då potentiella partners eller kunder så önskar. Vid marknadsföringsutskick till dessa mottagare återfinns i utskicket sedvanlig möjlighet att be om att bli borttagen från utskickslistorna.

Personuppgifter kopplade till arbets- eller praktikantsökning raderas årligen.

Personuppgifter som behandlas som du frivilligt lämnat till oss, exempelvis om du mejlat och visat intresse för våra tjänster, bett oss skicka dig nyhetsbrev eller liknande eller när du anmält dig till ett event som vi anordnar sparas i enlighet med ovan ändamål så länge du har en affärsrelation med oss. Om du inte längre önskar få ta del av nyhetsbrev, information eller inbjudningar från oss kan du meddela det på support@colix.se så raderar vi dina uppgifter omedelbart.

Undantagsvis kan uppgifter komma att lagras under längre tid än vad som nu angivits. Det gäller om vi är rättsligt skyldiga att spara informationen eller om fortsatt lagring skulle vara nödvändig för att utöva eller försvara ett rättsligt anspråk.

8. Hur vi skyddar vår data
Vi bedriver ett kontinuerligt säkerhetsarbete. Så länge informationen finns sparad hos oss kommer vi att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda den och förhindra förlust och stöld, obehörig åtkomst, avslöjande, kopiering, användning eller modifiering av informationen. Åtkomst till data ges som regel endast till dem som behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.

9. Vilka rättigheter har du som registrerad
Som registrerad har du en rad olika rättigheter när det gäller när det gäller den data som vi behandlar i egenskap av personuppgiftsansvarig. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. Mer information hittar du hos tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten IMY www.imy.se.

Rätt till information om pågående behandling och tillgång till uppgifterna
Du har rätt att begära information från oss om vår behandling av dina personuppgifter och en kopia av de uppgifter om dig som vi behandlar (registerutdrag).

Du bör känna till att rätten att få en kopia av personuppgifterna inte alltid innebär att vi måste lämna ut själva handlingen där personuppgifterna förekommer, det kan räcka med en sammanställning över de personuppgifter som är under behandling.

Rätt till rättelse och komplettering
Du kan vända dig till oss för att få felaktiga uppgifter korrigerade eller för att begära att vi kompletterar ofullständig information. Vi kommer då att rätta den information som visar sig vara felaktig, ofullständig, vilseledande eller föråldrad.

Rätt till radering/rätten att bli bortglömd
Under vissa förutsättningar kan du begära att vi raderar våra uppgifter om dig. Det gäller exempelvis om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som vi har behandlat dem för eller om behandlingen sker för i marknadsföringssyfte och du motsätter dig behandlingen. I vissa fall har vi inte möjlighet att radera alla uppgifter, det gäller t ex om vi har en rättslig skyldighet att spara dem.

Begränsning och invändning
Du kan begära en tillfällig begränsning av vår användning av dina personuppgifter genom att kontakta oss. Om du t.ex. gör gällande att våra uppgifter är felaktiga kan du kräva att vi begränsar behandlingen av dem under den tid det tar för oss att kontrollera om uppgifterna stämmer. Om du ber oss begränsa användningen av dina uppgifter, kommer vi att meddela dig hur begränsningen påverkar din användning av våra webbplatser och/eller produkter och/eller tjänster.

I den mån uppgifterna behandlas med stöd av en intresseavvägning kan du också invända mot behandlingen. Du måste då tydligt specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi anser att behandlingen får ske så behöver vi visa att våra intressen av fortsatt behandling väger tyngre.

Du har alltid rätt att invända mot att vi använder dina uppgifter för direktmarknadsföring. Om du invänder mot våra utskick genom att begära avregistrering kommer vi inte längre att behandla dina uppgifter för marknadsföringsändamål.

Dataportabilitet
När vi behandlar personuppgifter baserat på ett avtal med dig eller med stöd av ditt samtycke har vi en skyldighet att på visst sätt underlätta för dig att flytta dina personuppgifter för att kunna använda dem på annat håll (s k dataportabilitet). Det gäller bara sådana uppgifter som du själv har lämnat till oss. Däremot har du inte rätt att flytta dina uppgifter om vi behandlar dem med stöd av en intresseavvägning eller en skyldighet enligt lag. Kontakta oss på support@colix.se om du vill portera dina uppgifter.

Klagomål
Om du anser att vi behandlar dina uppgifter i strid med gällande regelverk är du välkommen att kontakta oss på support@colix.se eller vårt dataskyddsombud. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se), som är tillsynsmyndighet i Sverige, eller till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

10. Cookies
På vår webbplats används cookies. Vissa cookies användas för att ge besökaren en bättre upplevelse medan andra ger oss statistik om användandet av vår sajt. Du hittar mer information i vår cookiepolicy här: www.colix.se/cookie-policy-eu

11. Ändringar av denna policy
Vi kan komma att ändra och uppdatera denna integritetspolicy. När så sker kommer vi att publicera den uppdaterade policyn på vår webbplats.

Vi kan komma att uppdatera denna Integritetspolicy och uppdateringen träder i kraft från och med det datum de offentliggörs.

Senast uppdaterad: 2023-06-20