Medarbetarkommunikation – företagets egentliga gaspedal

Kommunikation har gått från att vara något som en egen avdelning på stora bolag sysslar med till något som beskrivs som det viktigaste i ledarskapet och något som ska hanteras som sprängstoff högst upp i ledningen. Stora företag har resurser i massor för kommunikation – men hur är det för våra små- och medelstora företag där VD och grundare gör ”allt”?

Jag som ibland tituleras småbolagsräv har sett magiska effekter av rätt kommunikation till medarbetarna är redan frälst i frågan – i det här blogginlägget delar jag med mig av mina tankar och några tips och trix.

Det finns massor av böcker och artiklar om kommunikation att läsa, de fokuserar dock allt som oftast på de stora bolagen, på deras kommunikationsavdelningar och ledningar. För de allra flesta företag ser verkligheten annorlunda ut. Det är oftast VD eller administratör som behöver stå för kommunikationen och det är där tidsbristen uppstår då de redan har tusentals andra uppgifter på sitt skrivbord. Jag vill dock slå ett slag för att internkommunikation eller medarbetarkommunikation (som kanske är ett trevligare ord) rätt utförd faktiskt kommer att spara dig tid.

Berätta om drömmarna
Att få medarbetarna att förstå din vision och dina drömmar med företaget och att få dem att också köpa in på detta och börja drömma med dig är något som får effekt på hela företaget, det ger er en extra gaspedal i vardagen. Att kommunicera viktiga mål eller regelverk på ett sätt som gör att alla förstår varför det faktiskt är viktigt och vad de, var och en, faktiskt kan göra för att ta företaget ända fram till målsättningen gör att du som ledare inte behöver springa runt och morsa/farsa på alla och tjata fram ett beteende.

Men! Hur gör man då? Det som man behöver ta sig tid med är att faktiskt fundera på vilka medarbetare du har omkring dig. På vilket sätt skulle de vilja höra dig berätta om dina företagsdrömmar och årets mål? Vad skulle trigga deras nyfikenhet? Ibland kanske du måste börja i en ände år 1 som mer liknar mutor än något annat. Kanske är det en storslagen sommarfest som får alla att vilja engagera sig i verksamhetsmålen eller införandet av nya regelverk eller processer. Eller så är det möjligheten att få vara med och tycka och tänka som får teamet med dig. Ofta kan du behöva en mix av flera olika taktiker då alla människor och medarbetare är olika.

Var bara ärlig
En av mina viktigaste tumregler är dock att vara ärlig. Det är kraftfullt att ställa sig upp och säga vad man verkligen tycker, tänker och känner. Det var det första jag gjorde med mitt team på Colix, dvs berättade hur jag såg på bolaget och vad min dröm med Colix var och vad vi behövde göra för att nå den. Kanske känner inte alla likadant som du men oftast får du respekt för att du är just ärlig. Samma sak gäller möjligheten att visa blod, svett och tårar när något inte går vägen. Var ärlig – berätta vad som inte fungerar, varför det gör dig frustrerad och arg. Kanske skapar det lite engagemang. Ärlighet brukar göra det.

Många ledare säger till mig att de ”faktiskt har testat det där med kommunikation men då inte får någon respons så nu har de lagt ner det där”. Och där har vi ett klassiskt fel. Kommunikation till ett team som inte är vana att få veta, höra, tycka och tänka tar tid att ge effekt. Du kommer att behöva kommunicera flera månader innan du får någon som helst respons men den kommer att komma. Men återigen måste du kommunicera på ett sätt som mottagarna gillar och inte bara utgå från dig själv.

Fredagsmailens framgång
Jag brukar i alla mina bolag bjuda på ett fredagsmail. På torsdagen får alla i ledningsgruppen eller en annan utvald grupp skicka in vad deras team utfört i veckan, om någon i teamen utmärkt sig, vad som är på gång och vad de behöver hjälp med. Förutom att den här lilla gruppen får en fin förståelse för varandras veckor, problem och framgångar så ger det också mig material att kommunicera till hela bolaget. Som jag ser det så kan vi inte bara måla upp tuffa mål på väggen, vi måste också berätta vilka aktiviteter som tar oss dit och det är ju faktiskt vad vi utför varje dag som tar oss till målen.

Därför innehåller fredagsmailet varje vecka en sammanfattning av alla teams veckor. Ett fantastiskt tillfälle att lyfta både teams men även individers prestationer, att belöna ett beteende man vill se mer av i företaget. Därtill kan man berätta varför ett team haft det tufft och varför vi alla måste heja på och underlätta för dem under kommande vecka. Fredagsmailen är något av det som verkar uppskattas mest i mina bolag. Många tidigare kollegor brukar faktiskt höra av sig och säga att de saknar dem sedan jag lämnat bolaget.

Selfiefilmerna bröt tystnaden
När jag klev in som ny VD för ett byggbolag för några år sedan hade jag ett utspritt team och för att vara ärlig, ett bolag med riktigt taskig stämning inom. Här behövdes utan tvekan medarbetarkommunikation för att förändra kulturen, engagemanget och förståelsen för vart vi var på väg. Plötsligt hade jag dock inte bara tjänstemän i teamet som sitter framför sin mail och din dator hela dagarna. Hur skulle jag få ut fredagsmailet till alla grabbarna ute på taken?

Jag bestämde mig för att fortsätta med fredagskommunikationen men bytte koncept och spelade istället in en fredagsfilm där jag berättade hur det gick för oss, lyfte några hjältar lite extra och tryckte på vår förändring och visade att nya affärer, prickfritt utförda entreprenader på utsatt tid var sådant som fick extra mycket hurrarop och tid i rampljuset. Filmen sändes ut till allas mobiltelefoner med möjlighet att kommentera. Och det uppstod…tystnad. Jag var nästan på väg att ge upp på fredagsfilmen tills jag en fredag missade att det var just fredag och filmen uteblev. Då minsann började det plinga i app-tråden med frågor om när fredagsfilmen skulle komma. De tittade alltså!